Trong ngành logistics và xuất nhập khẩu vị trí OPS là gì? Vai trò, nhiệm vụ, yêu cầu tuyển dụng và những kỹ năng cần thiết để trở thành một OPS xuất sắc như thế nào? Để hiểu rõ hơn Logistics H-A mời bạn tham khảo bài viết, từ đó mở ra cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn trong lĩnh vực đang phát triển này!
1. OPS là gì?
OPS (viết tắt của Operations) hay nhân viên hiện trường là vị trí then chốt trong các doanh nghiệp Logistics và Xuất nhập khẩu. Đây là những người trực tiếp điều phối, giám sát quá trình giao nhận, vận chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục hải quan tại cửa khẩu, kho bãi hoặc cảng biển.
Trong hoạt động Logistics, OPS không chỉ là người thực thi mà còn là nhân tố giúp tối ưu hóa quy trình lưu thông. Nhờ có sự giám sát chặt chẽ của nhân viên hiện trường, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các sai sót về chứng từ hoặc hư hỏng hàng hóa, đẩy nhanh quá trình thông quan và luân chuyển hàng hóa.
OPS giúp các dịch vụ logistics trở nên chuyên nghiệp và chính xác hơn
2. Vai trò và nhiệm vụ của nhân viên OPS là gì?
Để tối ưu quy trình vận hành, một nhân viên OPS cần thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm sau:
- Kiểm soát chứng từ & Khai báo hải quan: Rà soát, đối chiếu tính chính xác của bộ chứng từ xuất nhập khẩu với tờ khai trước khi truyền dữ liệu thông quan.
- Làm việc với cơ quan chuyên ngành: Trực tiếp xuất trình hồ sơ và hàng hóa để thực hiện kiểm dịch (động/thực vật, y tế), kiểm tra chuyên ngành và thủ tục hải quan.
- Điều phối hạ tầng & Phí bãi: Liên lạc với cảng/sân bay để thanh toán phí, sắp xếp phương tiện vận tải, bốc xếp và lưu kho nhằm tối ưu chi phí và thời gian.
- Xử lý sự cố hiện trường: Trực tiếp giải quyết các phát sinh như hư hỏng, mất mát hàng hóa hoặc các nghiệp vụ hải quan phức tạp (tham vấn giá, lấy mẫu kiểm tra).
- Giám sát & Bàn giao hàng hóa: Kiểm soát quy trình bốc dỡ, lưu kho theo tiêu chuẩn kỹ thuật và thực hiện bàn giao hàng hóa nguyên vẹn cho khách hàng.
- Hoàn thiện hồ sơ hậu thông quan: Lập bảng biểu, quyết toán chứng từ cho các bộ phận liên quan để phục vụ công tác kế toán, thuế và lưu trữ kiểm tra sau thông quan
OPS là người trực tiếp xử lý sự cố các lô hàng trước khi bàn giao
3. Kỹ năng cần có của một nhân viên OPS
Để đảm bảo hiệu quả công việc và xử lý tốt các tình huống phát sinh tại hiện trường, OPS cần trang bị cho mình một loạt kỹ năng quan trọng. Ví dụ như:
- Kiến thức mã số thuế và hàng hóa: Am hiểu kiến thức về nhiều loại tính chất của hàng hóa, để kiểm tra, tư vấn cho khách hàng mã số thuế chính xác của hàng hóa, đảm bảo tính chính xác của việc khai báo hải quan, tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian nhận hàng.
- Kiến thức căn bản về các phương tiện xếp dỡ: tư vấn cho khách hàng việc xếp dỡ, đóng hàng vào container đối với hàng xuất khẩu, đưa hàng hóa, nguyên liệu máy móc vào kho hàng để bảo quản hàng hóa một cách khoa học.
- Kỹ năng giao tiếp: Làm việc với nhiều bên liên quan, OPS cần biết cách truyền đạt thông tin rõ ràng.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đúng thời gian quy định.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng xử lý những tình huống khoa học, kịp thời, giảm phát sinh trong quá trình làm việc.
Một số kỹ năng làm nghề OPS
4. Yêu cầu tuyển dụng nhân viên OPS
Để đáp ứng yêu cầu công việc đặc thù và đảm bảo hoạt động tại hiện trường diễn ra suôn sẻ, các nhà tuyển dụng thường đưa ra những tiêu chí rõ ràng đối với ứng viên cho vị trí OPS. Dưới đây là những yêu cầu phổ biến mà bạn cần đáp ứng:
- Tốt nghiệp từ các ngành liên quan đến logistics, quản lý chuỗi cung ứng, hoặc các lĩnh vực tương tự.
- Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu, hoặc quản lý vận tải là một lợi thế.
- Khả năng giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Biết sắp xếp và tối ưu hóa thời gian để đảm bảo tiến độ công việc.
- Công việc yêu cầu di chuyển nhiều và làm việc trong môi trường ngoài trời, nên ứng viên cần có sức khỏe bền bỉ.
- Có khả năng ra quyết định và xử lý các tình huống khẩn cấp tại hiện trường.
Những tiêu chí tuyển dụng nghề OPS
5. Lời khuyên cho những ai muốn trở thành OPS
Để trở thành một nhân viên hiện trường thành công, không chỉ cần nắm vững kiến thức chuyên môn mà còn phải phát triển nhiều kỹ năng mềm cần thiết. Dưới đây là một số lời khuyên bổ ích dành cho những ai đang muốn theo đuổi công việc này:
- Tích lũy kinh nghiệm thực tế: Tìm kiếm cơ hội thực tập hoặc làm việc bán thời gian trong lĩnh vực logistics để hiểu rõ hơn về công việc và môi trường làm việc.
- Luôn sẵn sàng học hỏi: Ngành logistics luôn thay đổi, vì vậy việc cập nhật kiến thức mới và rèn luyện kỹ năng là rất cần thiết để phát triển sự nghiệp.
- Phát triển khả năng quản lý thời gian: Biết cách tổ chức và ưu tiên công việc sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và giảm áp lực.
- Rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề: Công việc hiện trường thường phát sinh các tình huống bất ngờ, do đó bạn cần khả năng phân tích và đưa ra quyết định nhanh chóng.
- Nâng cao kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp bạn xử lý tốt công việc với các bên liên quan.
Sẵn sàng học hỏi, khéo léo và có kiến thức logistics là những yêu cầu của OPS
Qua bài viết, chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ nhân viên OPS là gì, vai trò và nhiệm vụ của OPS trong chuỗi cung ứng logistics, cũng như những yêu cầu đối với công việc này. Dù đối mặt nhiều thách thức, nhưng công việc này mở ra cơ hội phát triển nghề nghiệp hấp dẫn cho những ai sẵn sàng trang bị kỹ năng cần thiết và làm việc linh hoạt.
Nếu bạn đang tìm kiếm vị trí nhân viên hiện trường với lộ trình thăng tiến rõ ràng, hãy thường xuyên theo dõi mục tuyển dụng tại website Logistics H-A. Chúng tôi liên tục tìm kiếm những cộng sự tài năng để cùng tối ưu hóa quy trình giao nhận và vận chuyển quốc tế!
